QUER MAIS EXCELÊNCIA? Pergunte e aja com intenção.
As reuniões remotas necessitam o uso de perguntas especificas com intenção de conseguir informações preciosas.
Preparação
Gráficos e tabelas – Pense antecipadamente em detalhes que podem ser acrescentados às reuniões online, tais como descrições, perguntas e respostas rápidas, jogos e gráficos coloridos.
Tempo de reunião — cerca de 30 minutos (não uma hora)
Quando realizar as reuniões: sempre no mesmo horário.
Definir as principais demandas da reunião: 1) esclarecimento dos objetivos e/ou escopo de projetos 2) planejamento de etapas e detalhes 3) revisão de planejamentos e de resultados alcançados e lições aprendidas.
Agenda
Faça a agenda da reunião no convite, incluindo os pontos chaves e o que precisa ser decidido no final.
Participantes devem comparecer na reunião com os resultados revisados das reuniões anteriores, se houverem.
No final de cada reunião determinar os passos seguintes, as pessoas responsáveis e os prazos de entrega.
PRINCIPAIS ORIENTAÇÕES:
- Planeje uma agenda criando espaços para que os participantes se envolvam ativamente no debate e evitem que se distraiam com outras atividades. Planeje UM ponto principal e utilize 1/3 do tempo para a apresentação e deixe 2/3 do tempo livre para as discussões sobre o tema. Evite o famoso: o que nós decidimos mesmo?
- Faça com que os participantes testem as câmeras e microfones antes do início da reunião. Desabilite o microfone quando alguém estiver falando para que o seu ruído ambiente não incomode.
- Esclareça antecipadamente qual é a tarefa e o que se espera de cada participante durante a reunião.
- Planeje momentos de inspiração. Deixe os participantes demonstrarem apreciação pelos demais membros. Nunca faça reuniões com muitas pessoas de cada vez, se você não tiver experiência.
Compreenda que as reuniões online costumam ser exaustivas porque as pessoas não conseguem relaxar.
- Os membros precisam prestar atenção na linguagem não verbal, principalmente no tom de voz e as expressões faciais.
- O atraso decorrente da velocidade da internet também incomoda e causa preocupação com o funcionamento da tecnologia, o que faz nos perguntar “está me ouvindo?” Nas conversas presenciais, o silêncio é natural, mas nas remotas, causa ansiedade.
- Você pode se sentir observado o tempo todo por causa da câmara ligada em cima de você o que pode causar pressão social sobre o seu desempenho.
- Se a sua foto ficar aparecendo você também pode ter a tendência de ficar se olhando para ver como você fica na tela.
- Trabalhar em casa junto da família prejudica a nossa compartimentalização porque somos pessoas diferentes no trabalho e dentro de casa por isso podemos sentir que ficamos vulneráveis.
- Temos a sensação de que a TV está nos assistindo o que deixa de ser uma atividade passiva. Quando assistimos TV nossa mente pode divagar e até permite fazermos tarefas paralelas.
- Recomendação: não coloque a câmara de frente para você, e sim um pouco enviesada. Não olhar diretamente para a câmara diminui a pressão interna.
Lembre-se sempre de perguntar como as pessoas estão se sentindo. Boa reunião!
